Как нам удалось снизить трудозатраты на 55% на ювелирном производстве «Кристаллдиам» с помощью 1С:УНФ?

О компании

Компания «Кристаллдиам» была основана в 1991 году и занимается огранкой российских природных и синтетических алмазов в бриллианты. В связи с особенностями работы с драгоценными камнями, предприятие обязано учитывать оборот природных алмазов, как объектов строгой отчетности, что делает наличие автоматизированной системы учета крайне важным.

Ситуация до внедрения новой системы

Долгое время сотрудники «Кристаллдиам» использовали программное обеспечение на базе MS DOS. При этом отдел Оценки, кладовая и производственный отдел пользовались тремя разными программами, которые не были связаны между собой. Это приводило к дублированию части документов и усложняло рабочие процессы.

Для своего времени система была современной, но с течением лет она устарела и перестала поддерживаться. Это привело к ряду сложностей: отчеты о движении сырья и драгоценных камней приходилось формировать вручную, ретроспективный анализ был невозможен, так как данные не сохранялись, и отсутствовала интеграция с ГИИС ДМДК, государственной системой учета драгоценных камней.

Внедрение новой системы

Для компании «Кристаллдиам» была разработана централизованная система управленческого учета, охватывающая все этапы обработки алмазов в бриллианты. Это позволило вести учет всех процессов производства в одном программном продукте.

В качестве основы была выбрана конфигурация «1С:Управление нашей фирмой», однако использовались только базовые элементы, такие как справочник пользователей.

Этапы обработки алмазов

Производственный процесс включает следующие этапы:

• Разметка
• Распиливание
• Сортировка
• Обдирка
• Огранка
• Оценка

Каждый камень перемещается по производству в специальном маркированном «пакете». В программу была интегрирована система штрихкодирования этих пакетов. Достаточно отсканировать штрихкод, чтобы увидеть полную историю пакета в едином отчете. Также с помощью сканирования заполняются документы о выдаче и приеме пакетов на каждом этапе.

Формирование документа занимает от 10 до 20 секунд, включая сканирование пакетов, ввод массы и количества вручную, что упрощает и ускоряет работу.

Новая система также обеспечивает полную прослеживаемость камней — от поступления на предприятие до окончательной оценки. В любой момент времени можно узнать, кто выполнял сортировку, какие потери были на производственных этапах и были ли случаи раскола или повреждения.

Реализация готовой продукции

На этом этапе задачей стало упрощение работы с множеством печатных форм. Предприятие использует несколько видов отгрузок, и раньше каждую форму приходилось редактировать вручную. Мы стандартизировали формы, чтобы упростить их разработку в новой программе, а также сгруппировали все необходимые реквизиты. Теперь для создания документов к отгрузке пользователю достаточно заполнить данные один раз.

Интеграция с ГИИС ДМДК

Одной из задач проекта было создание обмена данными с государственной системой ГИИС ДМДК. Ранее пользователи выгружали файлы вручную и отправляли их через сторонние программы, но теперь весь процесс полностью интегрирован в новую систему. В специальном окне можно сформировать и отправить данные в ГИИС ДМДК, а ответные сообщения автоматически обрабатываются. Это позволило добавить в печатные формы колонку с уникальным номером пакета, по которому можно отслеживать историю движения камня.

Трудности на пути

Одной из сложностей в проекте было то, что некоторые пользователи работали в старой программе более тридцати лет и очень к ней привыкли. Они виртуозно работали на клавиатуре, не используя мышь, и не глядя вводили в табличную часть документов массивы данных о весе, количестве пакетов, полученных или выданных на операцию. 

И переходить на новую программу, обучаться работе в ней многим сотрудникам совершенно не хотелось. Мы столкнулись с самым настоящим саботажем с их стороны. 

Однако мы смогли построить вариант работы, в котором пользователи могут вводить данные быстро, как они привыкли. Например, в документах сортировки и разметки, программа анализирует количество и форму камней в пакете (фантазийная или нет) и в соответствии с этим определяет, сколько должно быть указано диаметров. После ввода всех параметров автоматически переходит на следующую строку. Если по параметрам диаметры вводить не нужно, курсор сразу уходит в следующую ячейку. Таким образом, заполнение табличной части документа проходит только в формате ввода данных и перехода на следующую ячейку, нажатием клавиши Enter. Какая именно будет следующая ячейка программа определяет сама. 

Результаты автоматизации

• Все отделы теперь работают в одной программе. Это помогло избавиться от ручного дублирования документов из одной программы в другую. 
• Существенно сократились трудозатраты сотрудников, в среднем на 55%. Раньше все отчеты по движению сырья и драгоценных камней формировались вручную, теперь же формируются автоматически за 10−20 секунд. 
• Обеспечена максимальная прослеживаемость сырья. Можно посмотреть, кем и когда камни сортировались, какие потери были на операции, были ли расколы и утери. 
• Старая программа не хранила историю данных, а сейчас вся информация под рукой и появилась возможность ретроспективного анализа. 
• Обмен с Государственной информационной системой в сфере контроля за оборотом драгоценных металлов и камней также ведется напрямую из «1С». Данные отправляются в ГИИС ДМДК из программы и можно получить ответное сообщение.

Наш специалист

Александра Герасимова

Специалист отдела проектов и разработки

Специалист по зарплате и кадрам, бухгалтерскому и налоговому учету, учету НДС и налога на прибыль.

---

  info@legasoft.ru

   +7 (920) 325-60-14